Innovationsprozess & Abläufe entwickeln

Innovationsprozesse und Abläufe entwickeln: Herausforderungen und Lösungsansätze

Akzeptable Prozesse entstehen über die Zeit. Wirklich wettbewerbsfähige Prozese entstehen hingegen selten zufällig. Hohe Komplexität und viele Querbeziehungen führen dazu, dass Optimierung an einer Stelle häufig zu Verschlechterung an zwei anderen Stellen führen. Eine Lösung mit Versuch und Irrtum ist möglich aber zeitaufwändig, frustrierend und ungewiss. Wer gezielt und effizient neue Prozesse, Innovationsprozesse und andere Geschäftsabläufe gestalten möchte, dem hilft gezieltes Prozess-Design. Das Vorgehen stellt sicher, dass alle Schritte klar definiert sind, Ressourcen effizient genutzt werden und Fehlerquellen minimiert werden.

Häufige Schwierigkeiten bei der Entwicklung von Innovationsprozessen und Geschäftsabläufen

Ähnlich wie die Innovationsentwicklung selbst, ist auch die Entwicklungs von Prozessen und Abläufen in den wenigsten Organisationen das wirkliche Tagesgeschäft. Entsprechend schleppend und frustrierend sind Prozessentwicklungen häufig. Typischerweise gibt es folgende Hürden für die effektive Entwicklung von Innovationsprozessen, Abläufen und Services.

Viele Beteiligte und Betroffene mit widersprüchlichen Erwartungen

Prozesse, Services und Abläufe betriffen viele Abteilungen, Stakeholder und Kundengruppen. Diese haben unterschiedliche, oft widersprüchliche Erwartungen. Die Moderation der Erwartungshaltungen und das schaffen des gemeinsamen Nenners erfordern kommunikationsgeschick und Geschäftsverständnis, damit ein gemeinsames Ergebnis erzielt werden kann.

Fehlende Erfahrung in der gezielten Prozessentwicklung

Professionell Produkte entwickeln können viele Unternehmen. Vergleichbare Professionalität in der Prozessentwicklung ist eher selten. Ohne entsprechende Methodiken und Erfahrungen entstehen Prozesse eher ziellos und zufällig. In vielen Fällen ist das absolut ausreichend. Für Kernkompetenzen des Unternehmens wie beispielsweise Innovation, ist der Zufallsprozess jedoch meist nicht gut genug. Die Wettbewerbsfähigkeit fehlt, die Entwicklung dauert zu lange und Übergangslösungen blockieren wichtige Ressourcen und Kapazitäten, die sich um Wichtigeres kümmern sollten als Ecken und Kanten organisch gewachsener Abläufe auszubügeln.

Trial-und-Error-Mentalität in der Prozess- und Serviceentwicklung

Brainstorming, Versuch und Irrtum sind ein guter Ansatz in komplexen Situationen. Der Komplexitätsgrad von Organisationen ist jedoch meist nur für den Laien zu groß um strukturiert erfasst und entwickelt zu werden. Das Prinzip „Trial und Error“, Versuch und Irrtum, führt zu Abläufen, die unnötig kompliziert und unausgegoren sind. Damit verbunden sind hohe laufende Kosten, fehlende Transparenz und schlechte Steuerbarkeit. Häufig erfordern schlecht laufende, gewachsene Prozesse daher langwierige Prozess-Assessments, bis festgestellt werden kann, warum die Prozesse langsam sind, wo schmerzhafte Fehler auftreten und welche Problemursachen es zu beseitigen gilt.

Erfolgreiche Vorgehensweisen zur Entwicklung von Innovationsprozessen, Geschäftsprozessen und Services

Geschäftsprozesse und Services zu entwickeln ist weniger aufwändig als häufig gedacht. Die Vorgehensweisen sind bekannt, erprobt und funktionieren. Ist die Entscheidung einmal gefallen, gezielt einen funktioniernden Prozess zu entwickeln statt Einzelbausteine zusammen zu tüfteln, dann helfen die folgenden Erfolgsprinzipien um gute Ergebnisse zu erzielen.

Partizipative Prozessentwicklung statt Powerpoint-Antworten

Commitment für die entwickelnten Abläufe, Services und Prozesse entsteht durch Beteiligung am Geschehen. Ein Kernteam aus Prozessverantwortlichen, Expertinnen und Experten und wichtigen Stakeholdern ermöglicht eine gemeinsame, tragfähige Lösung. Falls möglich sollte das Team bereits vor der Prozessentwicklung einmal einen „Test-Prozess“ durchlaufen, um Erste-Hand-Erfahrung parat zu haben. Das verhindert Theorie-Diskussion und langwierige, unnötige Grabenkämpfe.

Stakeholder-Bedürfnisse erfassen und konsolidieren

Das Kernteam ist ein erster Schritt zur Erfassung der Kundenbedürfnisse. Darüber hinaus sind Bedürfnisse und Erwartungen weiterer relevanter Stakeholder sowie interner und externer Kunden zu erfassen. Dafür eignen sich kurze persönliche oder telefonische Stakeholder-Interviews. Im besten Fall ergänzen und komplementieren sich die Erwartungen. Widersprüchliche Erwartungen müssen verstanden, geklärt und zu einer gemeinsamen Antwort oder klaren Optionen gebündelt werden.

Benchmarks und Alternativenentwicklung

Ein Blick nach draußen zu anderen Unternehmen und Industrien wirkt Wunder. Viele Lösungsansätze sind übertragbar. Das Rad muss nur selten komplett neu erfunden werden. Und häufig gibt es in den eigenen Reihen bereits Best-Practice-Beispiele die zur Orientierung dienen können. Benchmarks aus vergleichbaren Situationen befeuern zusätzlich die Ambition. Zudem sollten verschiedene Prozessalternativen entwickelt und gegeneinander abgewogen werden, um die beste Lösung auswählen zu können.

Simulation und Test vor teurem Rollout

Während der Prozessentwicklung „auf dem Papier“ ist das Vorhaben noch relativ kostengünstig. Sobald der Service oder Prozessablauf live geschaltet wird, geht es um echte Kosten, echte Ressourcen und weitaus größere finanzielle Dimensionen. Vor der Prozessimplementierung lohnt sich ein Test auf Herz und Nieren in Form eines Service-Prototypings oder einer Prozess-Simulation. So werden potenzielle Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben, bevor es zu kostspieligen Fehlern im operativen Betrieb kommt.

Vollständiges Prozess-Design oder kompaktes Coaching in weniger komplexen Fällen

Prozesse und Services für komplexe Prozesslandschaften sind aufwändiger in der Entwicklung. Je nach Komplexität ist das vollständige Prozess-Design-Instrumentarium sinnvoll. In einfacherem Umfeld kann die Prozess- und Serviceentwicklung im Rahmen ein kompakten Einzel- oder Team-Coachings geschehen.